Een dagvoorzitter – wat koop je ervoor?

Misschien vraag jij je af, wat koop ik nou precies als ik een dagvoorzitter inhuur? Als je ‘dagvoorzitter’ in het woordenboek opzoekt, krijg je als betekenis: “iemand die voor de duur van een hele of halve dag is aangesteld als voorzitter van een symposium, een congres of een andere plenaire bijeenkomst en in die hoedanigheid optreedt als presentator en discussieleider.” Ik herken me hierin wel, maar ik vind de definitie absoluut aan de magere en passieve kant. Uiteraard is een dagvoorzitter iemand die op een leuke en inhoudelijk waardevolle manier een bijeenkomst van A naar B leidt, maar de meerwaarde van een dagvoorzitter zit ‘m vooral ook in het voortraject.

Inmiddels ben ik 10 jaar professioneel dagvoorzitter en heb ik de nodige vlieguren gemaakt tijdens het leiden van allerhande bijeenkomsten. Van massale informatieavonden voor patiënten over potentieel fout gelopen heupoperaties, via strategiesessies voor bedrijven over wat gaat goed en wat kan beter tot beladen bewonersavonden van de overheid. Cruciaal is dat de dagvoorzitter vooraf meedenkt over precieze definitie van het doel van de bijeenkomst en een opzet helpt maken die daar naadloos op is geënt.

Het verschilt soms een beetje, maar de meeste organisaties benaderen een dagvoorzitter óf zeer ruim van tevoren óf vlak voor een evenement. Allebei is prima. Alleen in het eerste geval kun je actiever meedenken over opzet en programma. Over het algemeen hebben opdrachtgevers wel een idee in hun hoofd wat ze ongeveer willen, maar de dagvoorzitter is doorgaans van grote hulp bij het goed scherpstellen, waar de bijeenkomst precies over moet gaan en welk resultaat eruit moet komen aan het eind. Ook bij bijeenkomsten op korte termijn kan het waardevol zijn als de dagvoorzitter nog meedenkt en is het zaak dat het programma nog niet in ‘beton is gestort’. Hij weet wat werkt en wat niet.

Er valt er een wereld te winnen door te spelen met vorm en de traditionele aanpak met sprekers achter elkaar en PowerPoint-presentaties achterwege te laten. In de loop van de jaren dat ik actief ben als dagvoorzitter, kom ik er meer en meer achter dat vorm juist kracht helpt geven aan inhoud. Alleen al de zaalinrichting kan een wereld van verschil maken. Een theaterzaal nodigt uit tot passiviteit; laat de artiesten maar opkomen! De meeste bijeenkomsten beogen echter interactie en samenwerking. Zorg voor oogcontact en daglicht. Zo werkt plaats nemen achter tafels een zekere geslotenheid in de hand en raken deelnemers in de aloude vergader-stand.

Nog een stap verder in het effectief spelen met vorm is bewust werken met theatrale elementen. Dikwijls gaan bijeenkomsten over groepen mensen die niet of nauwelijks zelf aanwezig zijn. Denk aan bijstandsmoeders, MBO-studenten, ex-gedetineerden of Roma en Sinti. Dan ontbreekt een belangrijke voorwaarde bij gespreksleiding: de aanwezigheid van the whole system in the room. Even verrassend als doeltreffend is het wanneer je in zo’n geval ter plekke 3 of 4 willekeurige deelnemers vraagt in de rol van de afwezigen te kruipen en vanaf dan de bijeenkomst van input en focus te voorzien. De werkbaarheid van mogelijke oplossingen worden bij hen getoetst en bullshit blijft achterwege.

Als je een dagvoorzitter in de arm neemt, koop je dus een professional in die gepokt en gemazeld is, niet alleen in het met resultaat leiden van bijeenkomsten, maar zeker ook in het vormgeven ervan.

Deze blog is geschreven door spreker Stefan Wijers.