Waar moet ik allemaal aan denken? Bekijk de Check-list

Deze check-list brengt de meest belangrijke aspecten van het event-plannen onder de aandacht.

Minstens 3 maand voor het event:

• Selecteer een datum: Een datum kan je niet zomaar plannen, dit vergt enig denken. Het is erg belangrijk dat je er voor zorgt dat het event niet samenvalt met andere vergelijkbare bijeenkomsten. Het is verstandig je bijeenkomst buiten de aannemelijke vakantieperiodes te plannen.
•  De geschikte locatie: Neem de tijd om te brainstormen over de geschikte locatie voor het type bijeenkomst dat u aan het plannen bent. Hierbij zijn het aantal gasten van belang, ook is het verstandig om het soort activiteit en de gewenste indeling van de ruimte in overweging te nemen bij het bepalen van de locatie.
• Boek de spreker/dagvoorzitter of trainer: Gebaseerd op het type deelnemer, het thema en de gewenste uitkomst kunnen we beslissen welke spreker het meest geschikt is voor uw evenement. Athenas begeleid de client zo goed mogelijk om de juiste spreker voor u te kunnen vinden.
• Nodig uw gasten uit en breng uw bijeenkomst onder de aandacht: Het is verstandig uw gasten uit te nodigen zodra u een datum, locatie en spreker hebt gevonden. Op deze manier heeft u de meeste kans dat uw gasten nog een plekje in hun agenda vrij hebben.

Minstens 5 weken voor de bijeenkomst:

•  Verstuur de agenda en eventuele uitleg: Het is van belang uw gasten goed te informeren. Het vroegtijdig versturen van de agenda wordt vaak als prettig beschouwd. Gasten vinden het over het algemeen prettig om van te voren informatie te hebben over hoe de dag eruit gaat zien.
• Contact met de locatie en spreker: Het is altijd goed om voor de bijeenkomst de overeengekomen afspraken even na te lopen met zowel de spreker en de locatie. Op deze manier voorkomt u miscommunicatie en heeft u de gelegenheid eventuele wijzigingen door te geven

Minstens een week voor de bijeenkomst:

•  Ga na of alle benodigdheden en materialen aanwezig zijn.
•  Bevestig de gastenlijst en maaltijd wensen.

Een dag voor de bijeenkomst:

•  Ga na of de indeling van de ruimte naar wens is.
•  Ga na of het duidelijk is aangegeven waar de gasten heen moeten.

Op de dag van de bijeenkomst:

• Wees er zeker van dat u er niet alleen voor staat: De dag verloopt over het algemeen veel prettiger als u een aantal mensen hebt die u kunnen assisteren bij bijvoorbeeld het beantwoorden van vragen en begeleiden van de gasten.
• Hou u vast aan de agenda en planning: Het is niet erg als sommige agendapunten langer duren dan gedacht. Wel is dit een punt van aandacht, probeer zoveel mogelijk de planning aan te houden.
• Geniet! Neem uw tijd van het resultaat van al uw harde werk te genieten!
• Laat alles netjes achter: Als de gasten vertrekken bent u als organisator nog niet klaar. Het is slim van voren afspraken maakt met de verantwoordelijke van de locatie over de schoonmaak. Het is voor beide partijen prettig te weten wie verantwoordelijk is voor wat.

Vanzelfsprekend brengt elke bijeenkomst andere taken en verantwoordelijkheden met zich mee. Deze check-list kan u een kleine houvast geven, sta er daarnaast bij stil welke andere aspecten er bij uw bijeenkomst van belang zijn tijdens de planning.