Loading content ...

Telefoon: +31 202 415 730

Bel ons voor vragen of advies
Waar moet ik allemaal aan denken? Bekijk de Check-list

Waar moet ik allemaal aan denken? Bekijk de Check-list

Locatie, spreker, koffie? Deze check-list geeft u een aantal belangrijke tips voor het plannen van uw evenement!

Deze check-list brengt de meest belangrijke aspecten van het event-plannen onder de aandacht.

Minstens 3 maand voor het event:

  • Selecteer een datum: Een datum kan je niet zomaar plannen, dit vergt enig denken. Het is erg belangrijk dat je er voor zorgt dat het event niet samenvalt met andere vergelijkbare bijeenkomsten. Het is verstandig je bijeenkomst buiten de aannemelijke vakantieperiodes te plannen.
  •  De geschikte locatie: Neem de tijd om te brainstormen over de geschikte locatie voor het type bijeenkomst dat u aan het plannen bent. Hierbij zijn het aantal gasten van belang, ook is het verstandig om het soort activiteit en de gewenste indeling van de ruimte in overweging te nemen bij het bepalen van de locatie.
  • Boek de spreker/dagvoorzitter of trainer: Gebaseerd op het type deelnemer, het thema en de gewenste uitkomst kunnen we beslissen welke spreker het meest geschikt is voor uw evenement. Athenas begeleid de client zo goed mogelijk om de juiste spreker voor u te kunnen vinden.
  • Nodig uw gasten uit en breng uw bijeenkomst onder de aandacht: Het is verstandig uw gasten uit te nodigen zodra u een datum, locatie en spreker hebt gevonden. Op deze manier heeft u de meeste kans dat uw gasten nog een plekje in hun agenda vrij hebben.

Minstens 5 weken voor de bijeenkomst:

  •  Verstuur de agenda en eventuele uitleg: Het is van belang uw gasten goed te informeren. Het vroegtijdig versturen van de agenda wordt vaak als prettig beschouwd. Gasten vinden het over het algemeen prettig om van te voren informatie te hebben over hoe de dag eruit gaat zien.
  • Contact met de locatie en spreker: Het is altijd goed om voor de bijeenkomst de overeengekomen afspraken even na te lopen met zowel de spreker en de locatie. Op deze manier voorkomt u miscommunicatie en heeft u de gelegenheid eventuele wijzigingen door te geven

Minstens een week voor de bijeenkomst:

  •  Ga na of alle benodigdheden en materialen aanwezig zijn.
  •  Bevestig de gastenlijst en maaltijd wensen.

Een dag voor de bijeenkomst:

  •  Ga na of de indeling van de ruimte naar wens is.
  •  Ga na of het duidelijk is aangegeven waar de gasten heen moeten.

Op de dag van de bijeenkomst:

  • Wees er zeker van dat u er niet alleen voor staat: De dag verloopt over het algemeen veel prettiger als u een aantal mensen hebt die u kunnen assisteren bij bijvoorbeeld het beantwoorden van vragen en begeleiden van de gasten.
  • Hou u vast aan de agenda en planning: Het is niet erg als sommige agendapunten langer duren dan gedacht. Wel is dit een punt van aandacht, probeer zoveel mogelijk de planning aan te houden.
  • Geniet! Neem uw tijd van het resultaat van al uw harde werk te genieten!
  • Laat alles netjes achter: Als de gasten vertrekken bent u als organisator nog niet klaar. Het is slim van voren afspraken maakt met de verantwoordelijke van de locatie over de schoonmaak. Het is voor beide partijen prettig te weten wie verantwoordelijk is voor wat.

Vanzelfsprekend brengt elke bijeenkomst andere taken en verantwoordelijkheden met zich mee. Deze check-list kan u een kleine houvast geven, sta er daarnaast bij stil welke andere aspecten er bij uw bijeenkomst van belang zijn tijdens de planning.

Vraag ons om advies[closebutton]

Elke Geraerts

Activeer het volledige mentaal kapitaal van je organisatie. Elke deed onderzoek naar stress op de werkvloer en schreef het boek 'Mentaal Kapitaal, Versterk je mentale veerkracht en vermijd burn-out'.

Kent u de impact van stress op uw bedrijf en de effecten ervan op uw omzet?  Spreker Elke Geraerts deed onderzoek naar stress en mentale veerkracht en is veelgevraagd...

Farid Tabarki

Farid Tabarki

de Tijdgeest & de vloeibare samenleving

Farid Tabarki doet onderzoek naar de (Europese) tijdgeest. In 2012 is hij uitgeroepen tot Trendwatcher of the Year 2012–2013.  Onderwerpen waar hij onderzoek naar doet en vele lezingen over geeft zijn onder meer: radicale decentralisatie,...

Danielle Braun

Building Tribes - Waardevolle lessen uit de antropologie

Spreker Danielle Braun heeft een ruime ervaring binnen het publieke domein met Corporate Antropologie. Als spreker praat zij graag over organisatiecultuur en leiderschap en begeleidt zij organisaties bij complexe verandering. Daarnaast werkt zij...

Jos Ahlers

Lezingen over sociaal gedrag, maatschappelijke ontwikkelingen en de snelle technologische vooruitgang.

Wie is Generatie Z? Wat verwachten ze van de wereld? Hoe kijken ze naar bedrijven, verenigingen, vakbonden, politieke partijen, overheid en scholen? Wat hebben ze nodig om succesvolle volwassenen te worden? In een entertainende en interactieve...

Bart van den belt

Bart van den Belt

Veelgevraagd spreker en trainer op het gebied van ondernemerschap, gedragsverandering en creativiteit.

Spreker Bart van den Belt is een veelgevraagd spreker en trainer op het gebied van ondernemerschap, gedragsverandering en...

rick-van-asperen

Rick van Asperen

Bent u op zoek naar een performer die tijdens zijn optreden moeiteloos jongleert met inhoud, entertainment en interactie? Ja? Dan is spreker Rick van Asperen écht een spreker voor u!

Origineel, enthousiasmerend en uitermate praktisch. Als spreker Rick van Asperen is geweest dan wordt er nog dagen nagepraat over de aansprekende metaforen, de herkenbare situaties en toepasbare inzichten en...

Pythia Winia

Pythia Winia

Pythia's theatercollege over Mantelzorg en Dementie komen recht uit het hart

'Theatercollege Zorgeloos' is specifiek voor organisaties en bedrijven die betaalde werknemers in dienst hebben die mantelzorger zijn of worden. Vanuit haar persoonlijke ervaring vertelt Pythia Winia over de wereld thuis van de...

Spreker Arash Aazami

Arash Aazami

Dream - Develop - Do 

Spreker Arash Aazami wordt internationaal gezien als energie-expert en is veelgevraagd spreker. Zijn lezingen veranderen uw blik op energie, duurzaamheid en de...

Arjen Banach

Als Organisatieveranderaar en maakt Arjen Banach jullie organisatie klaar voor de wereld van morgen

Spreker Ajen Banach beschrijft zichzelf als vooruitstrevend denker over toekomstgerichtheid van teams en organisaties. Wekelijks verzorgt Arjen lezingen en sessies over de kunst van veranderen, organisatiecultuur, leiderschap en...

Maria Genova

Maria Genova

Toegankelijke lezingen over privacy, identiteitsfraude en computerbeveiliging

Schrijfster en spreker Maria Genova is een veelgevraagde spreker op het gebied van privacy, identiteitsfraude en computerbeveiliging. Haar verhaal over het beveiligen van je computer en mobieltje is voor velen een echte...

Veeg naar links