O, Jee! Onverwachte omstandigheden op jouw evenement. Wat nu?

Hoe perfect het evenement ook is voorbereid, er kan altijd iets onverwachts gebeuren waardoor het evenement anders verloopt dan gedacht. Dit kan zelfs de meest professionele organisatoren overkomen. Geen Paniek! Dit hoeft natuurlijk niet te betekenen dat de hele dag in de soep loopt.   Het voorkomomen van onverwachte omstandigheden is lastig. Mocht je zoiets meemaken dan is het natuurlijk erg handig te weten hoe u de controle weer terug kan krijgen en het evenement kan voortzetten. De experts hebben hier een aantal tips voor.

• Een goede voorbereiding is het halve werk! Voorkom miscommunicaties en check de beschikbaarheid van zowel locatie als uitgenodigde spreker(s) vroegtijdig. Om er zeker van te zijn dat de spreker die je in gedachten hebt beschikbaar is adviseren wij ons minimaal 3 maanden van te voren te benaderen.
• Werk met een sprekersbureau wanneer je een boeking doet. Op deze manier heb je een groep mensen om je heen die getraind zijn in dit werk. Wij zorgen er voor dat de afspraken duidelijk worden vastgelegd en ook voor de lezing aan hebben wij nog even contact met zowel de spreker als de organisator om te kijken of alle details in orde zijn. Ook kunnen wij hulp bieden bij het vinden van een eventuele back-up of alternatieven indien de gewenste spreker niet beschikbaar is of verhindert is.
• Sprekers vinden het belangrijk dat ze een goed verhaal neer kunnen zetten tijdens uw bijeenkomst. Vandaar dat we er altijd voor zorgen dat jullie van te voren even contact hebben om de lezing inhoudelijk door te nemen. De meeste sprekers maken graag een lezing op maat, zodat deze perfect aansluit bij het doel van de bijeenkomst. Wilt u iets speciaals voor uw evenement? Vraag er van te voren naar. In overleg is er veel mogelijk.
• Belangrijk is dat u de controle houdt en vasthoud aan de planning. Loopt een van de activiteiten niet goed, laat dit niet ook de volgende activiteit in de war schoppen maar maak er frisse start. Een dagvoorzitter zou deze taak voor u in kunnen vullen. Een dagvoorzitter zorgt er voor dat jullie het programma op een vlotte manier doorlopen; enthousiaste introducties van nieuwe sprekers, het geven van een samenvatting van de besproken thema’s en uiteraard een grapje tussendoor.

Binnenkort een bijeenkomst? Neem even contact met ons op, dan kijken we wat we voor je kunnen betekenen.