5 Tips voor een fijne FLOW tijdens je event

Alle voorbereidingen zijn getroffen en het is zover: de dag van de bijeenkomst. Het is op de dag zelf dat al je plannen en ideeën samenvallen toch een mooi resultaat. Ten minste.. als alles goed gaat. Er is niets vervelender dan stress en chaos tijdens je bijeenkomst. Dit is voor jezelf erg onplezierig en kan een negatieve impact op de deelnemers hebben. Of het nou om een zakelijke bijeenkomst voor een kleine groep, een teambuilding sessie of feestelijk evenement voor 1000 mensen gaat – een fijne FLOW is essentieel.

Zorg voor een gevoel van FLOW binnen het team en onder de deelnemers: een gevoel van inspiratie en heerlijk bezig zijn. Je wilt dat de deelnemers met een voldaan gevoel de bijeenkomst verlaten. Op de dag zelf zijn er een aantal aspecten die je in gedachten kan houden om er voor te zorgen dat alles succesvol verloopt en het team maar ook de deelnemers deze FLOW kunnen ervaren! Wij hebben een aantal tips voor je verzameld. Deze tips kan je toepassen op zowel een zakelijke bijeenkomst maar ook voor informele bijeenkomsten of teambuilding sessies

1. Zorg voor een duidelijke taakverdeling

• Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit is zeker waar als het aankomt op evenementenorganisatie. Duidelijke afspraken en een goede taakverdeling zorgen voor de stevige basis die je nodig hebt voor een fijne FLOW tijdens de bijeenkomst. 
  
• Het is belangrijk dat iedereen op de hoogte is van de nodige informatie. Goede voorbereiding zorgt voor minder onduidelijkheden en stress tijdens het evenement. Maak een duidelijke taakverdeling onder de organisatoren. Dit voorkomt dat er taken worden vergeten. Zorg ervoor dat ook de organisatoren de ruimte hebben voor het nemen van een pauze.
• Maak eventueel een draaiboek voor de organisatoren waarin iedereen een duidelijke taalverdeling kan vinden en contactgegevens van de verantwoordelijke persoon te vinden zijn. Zo kan je elkaar bereiken mocht je elkaar nodig hebben en heeft iedereen een duidelijk overzicht van wie verantwoordelijk is voor wat.

2. Neem de tijd 

• Zorg dat de organisatoren elkaar van te voren ontmoeten. Plan deze tijd in – een half uurtje om even bij elkaar te zitten om de laatste details en eventuele veranderingen
  met elkaar door te nemen. Ontvang de spreker op de afgesproken tijd, laat de spreker de faciliteiten zien en introduceer de spreker aan de mensen betrokken bij de organisatie. Het is daarnaast fijn wanneer er een ruimte beschikbaar is waar de spreker zich even kan voorbereiden.
• Kies voor ruimte voor de inloop van de gasten, zodat jullie op afgesproken tijdstip kunnen starten. Zorg ervoor dat de ruimte waar de bijeenkomst in plaatsvindt makkelijk te vinden is.
• Door voldoende pauzes in te plannen zorg je ervoor dat de gasten op deze momenten in de gelegenheid zijn wat te drinken of gebruik te maken van het toilet. Dit zorgt voor minder onrust tijdens de sessies.

3. Verplaats je in de schoenen van de deelnemers

• Maak voor de deelnemers duidelijk wie de organisatoren zijn en bij wie ze terecht  kunnen voor vragen. Dit kan op verschillende manieren; door de gasten welkom te heten bij de ingang, dit aan te kondigen tijdens het welkomstpraatje of door jezelf te onderscheiden met bijvoorbeeld specifieke kleding of een naambordje.
• Biedt de deelnemers duidelijkheid over de planning van de dag. Reik een programma uit of zorg ervoor dat de dagvoorzitter de deelnemers voor en na elke sessie even laat weten wat er op het programma staat. Is er een verandering in de planning? Benoem dit.
• Zorg voor zo min mogelijk onderbrekingen gedurende de sessies. Wijs de gasten er op hun telefoon op stil te zetten en laat deelnemers weten dat er pauzemomenten zijn.

4. Heb oog voor detail

• Oog voor de omgeving; een bloemetje in de zaal, frisse lucht en leuk muziekje op de achtergrond… met deze kleine details zorg je ervoor dat mensen zich welkom voelen.
• Kijk om je heen. Signaleer behoeftes om je heen; bij jezelf, bij je collega’s en de deelnemers. Waar kan je iets voor een ander betekenen? Denk hierbij aan de simpele dingen. Bijvoorbeeld, even langs een collega lopen om te vragen hoe het gaat, of een raampje openen voor wat frisse lucht in de zaal.
• Is het een lange dag? Een kleine snack of stuk fruit tijdens de pauzes voor wat extra energie wordt altijd gewaardeerd.
• Deelnemers vinden het altijd leuk iets te ontvangen. Jullie zouden kunnen overwegen gadgets aan te kunnen bieden zoals bijvoorbeeld blocnotes en pennen. Handig tijdens de bijeenkomst en een leuk aandenken.

5.  Wees Flexibel & Geniet!

• Door je flexibel op te stellen kan je makkelijker omgaan met dingen die net even anders gaan dan gedacht. Flexibiliteit in het team zorgt voor fijne samenwerking. Bijvoorbeeld door je collega een handje helpen wanneer jij even geen taken hebt.
• Gaat er iets fout? Leg hier de nadruk niet teveel op. Vaak ervaar jij als organisator veel meer hinder van dingen die net even anders gaan dan van tevoren bedacht, dan de gasten zelf – die merken het soms niet eens! Laat je niet teveel beïnvloeden door foutjes en zorgt er vooral voor dat jullie met zijn allen ook plezier hebben.
• Zorg voor een open houding en lach! Lachen verminder stress en heeft meteen een positief effect op je eigen gemoedstoestand maar ook op die van je omgeving.  Lachen zorgt voor verbinding en brengt mensen samen.

Meer lezen over het boeken van een spreker en organiseren van een bijeenkomst? Dat kan ins ons E-book “40 tips voor de perfecte bijeenkomst”. Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang het E-book gratis.