5 tips voor de promotie van je bijeenkomst

Er komt ontzettend veel kijken bij de voorbereidingen voor een bijeenkomst. Naast het boeken van de juiste locatie en passende sprekers is de promotie van de bijeenkomst ook iets waar je vroeg van tevoren mee aan de slag gaat. Wanneer het evenement vorm begint te krijgen wil je natuurlijk dat de deelnemers net zo enthousiast worden over het evenement als jullie zelf! Hoe pak je dat aan? Wij geven graag een aantal tips.

De bijeenkomst begint vorm te krijgen. Uiteraard wilt u dat de deelnemers net zo enthousiast worden over het event als jullie zelf. Hoe pak je dat aan?

1) Communiceer de datum vroegtijdig 

Wat voor zowel de deelnemers en organisatoren essentieel is, is de datum! Wil je de datum samen met de spreker afstemmen? Benader de spreker dan in een vroeg stadium zodat de agenda’s naast elkaar gelegd kunnen worden. Ook wanneer de datum al bekend is geven wij je als tip mee om zo vroegtijdig mogelijk de datum bij de spreker te reserveren. Maak de bijeenkomst zichtbaar zodra de datum bekend is.
Zorg er voor dat deelnemers en geïnteresseerden vroegtijdig worden geïnformeerd over de datum en herinner mensen aan de uitnodiging. Breng mensen op de hoogte van het evenement door vroegtijdig een uitnodiging te sturen of mensen te informeren over hoe ze zich kunnen aanmelden voor de bijeenkomst. Maak een website of pagina voor het evenement zodat mensen ook online informatie kunnen vinden.

2) Zorg voor toffe en professionele content!  

De manier waarop je communiceert is essentieel om de juiste doelgroep te bereiken. Wat wil je dat jouw evenement uitstraalt? Zorg dat dit in de promotie goed overkomt. Laat de uitnodiging ook door anderen lezen. Iemand die met een frisse blik naar de tekst kijkt herkent wellicht sneller of er nog iets mist.
Heb je nog geen duidelijk beeld van de doelgroep? Dan is dit stap 1. Voor wie is deze bijeenkomst bedoeld? Wat maakt dat juist deze doelgroep naar de bijeenkomst zou willen komen? .. en communiceer je dit via je promotiematerialen?
Zorg er voor dat het promotiemateriaal een professionele uitstraling heeft. Vraag een designer je te helpen of gebruik een van de verscheidene online app’s waar je een vlot design kan maken.

3) Vraag de spreker(s)

Veel deelnemers vinden het leuk alvast iets te kunnen lezen over wat ze kunnen verwachten tijdens de bijeenkomst of sessie. Maak gebruik van de ervaring van de spreker. Vaak heeft de spreker
ervaring met vergelijkbare bijeenkomsten en de doelgroep. De spreker denkt graag mee en heeft vast al een aantal mogelijkheden in gedachten over hoe jullie de lezing op een enthousiaste manier kunnen aankondigen.
Vraag het bureau of de spreker gerust om je even te helpen met een foto en mooi tekst ter aankondiging voor de promotie van je bijeenkomst. Dit vinden veel sprekers niet alleen erg leuk, maar  het is voor de spreker ook prettig te weten wat er over de lezing wordt gecommuniceerd. Zo zijn we er zeker van dat de verwachtingen en inhoud matchen.

4) Communiceer hoe mensen zich kunnen aanmelden

Het is goed om er over na te denken of je wilt dat mensen zich van tevoren opgeven voor de bijeenkomst. Vaak is dit praktisch gezien het voornaamste, zodat je weet hoeveel mensen je kunt verwachten i.v.m. de zaalopstelling en eventuele hapjes en drankjes.
Moet men zich aanmelden? Kan men een ticket kopen? Laat mogelijke deelnemers weten via welke kanalen de organisatie te bereiken is en hoe mensen zich op kunnen geven voor de bijeenkomst. Voor jezelf is het vaak prettig een duidelijke deadline voor opgave mee te geven. Dit voorkomt dat mensen wachten met zich opgeven en zo krijg je beter zicht op het aantal deelnemers.

5) Gebruik verschillende kanalen voor online promotie

Afhankelijk van de deelnemers kies je een aantal manieren om de bijeenkomst onder de aandacht te brengen. Voor werknemers kan dit vaak via de gebruikelijke wegen bij jullie op de werkvloer. Emails, via jullie online platform of wellicht met een flyer of poster op kantoor.  Voor een bredere doelgroep of deelnemers buiten uw netwerk heeft u waarschijnlijk meerdere kanalen nodig.
Organiseer je een bijeenkomst voor breder publiek dan kan het even zoeken zijn naar de juiste manier om uw doelgroep te bereiken. Gebruik verschillende kanalen om uw evenement onder de aandacht te brengen.

Onderstaand een aantal mogelijke kanalen:
✓ Facebook & Sociale Media: Kijk kritisch naar de verschillende platformen. Op welke platformen is de doelgroep actief? Deel hier informatie over de bijeenkomst.
Een voorbeeld van zichtbaarheid via Sociale Media is het creëren van een Facebook event waar je de deelnemers kan uitnodigen en waar men de bijeenkomst kan delen met anderen.
✓ Nieuwsbrief of e-mail: Een e-mail is de meest effectieve manier om mensen op de hoogte te stellen van een bijeenkomst.
✓ Maak gebruik van je Netwerk: Informeer partners en vraag ze om ook anderen te informeren over het event. Wellicht kunnen partners ook via hun kanalen zichtbaarheid geven aan het event.
✓ Media: Informeer de lokale media: de krant, radio of lokale groepen en organisaties op Facebook en LinkedIn.

Dit is onderdeel van ons e-book 40 tips voor de perfecte bijeenkomst. Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang het E-book gratis.