Loading content ...

Telefoon: +31 202 415 730

Bel ons voor vragen of advies

Blog

Welke zaalopstelling past bij de bijeenkomst?

Terug naar de blog

20. August 2019

Van welke zaalopstelling kunnen we het best gebruik maken? Een vraag die we als sprekersbureau geregeld krijgen. We helpen je graag bij het vinden van een passend format voor een conferentie of bijeenkomst. De eerste vraag die wij je zullen stellen is “Hoe groot is de groep?” Daarnaast is de zaalopstelling afhankelijk van het programma en de beschikbare ruimte. Wij vertellen je graag meer over de voor- en nadelen van de verschillende zaalopstellingen afhankelijk van de grootte en invulling van de bijeenkomst. 

Klaslokaal

✓  De klaslokaal opstelling is het meest geschikt voor relatief kleinere groepen. De klaslokaal opstelling past goed bij voorlichtingen of informatieve bijeenkomsten.
✓  Een voordeel van deze opstelling is dat de deelnemers een tafel voor zich hebben. Mocht men notities willen maken biedt deze opstelling de juiste ruimte en comfort.

Conferentie

✓ Een conferentie opstelling zorgt voor een gezamenlijk gevoel. Ieder heeft de mogelijkheid contact met de andere deelnemers te maken.
✓  Deze opstelling is vooral geschikt voor vergader setting of bijeenkomsten waar meerdere mensen naar input wordt gevraagd. Ook deze opstelling biedt ruimte om documenten of een laptop voor je op tafel te hebben mocht dit gewenst zijn.
✓  Een grote tafel leent zich er voor koffie en koek midden op de tafel te zetten. Kijk kritisch of dit geschikt is voor jouw bijeenkomst. Wanneer mensen tijdens een gesprek koffie inschenken kan dit anderen storen. Praktischer is vaak om mensen voorafgaand aan een aparte tafel een kopje koffie of thee aan te bieden of in te laten schenken en een karaf met water op tafel te zetten.

Theater opstelling 

✓  Deze opstelling is het meest geschikt voor grote groepen of bijeenkomsten waar gebruik wordt gemaakt van een podium. De aandacht van de deelnemers wordt op een plek gevestigd.
✓  Met de theateropstelling kunt u over het algemeen de meeste stoelen in de ruimte kwijt.
✓  Hou rekening met de ruimte en denk er bij de theateropstelling aan dat het soms even duurt willen deelnemers hun stoel vinden of verlaten omdat men andere mensen moet passeren.

Ronde tafels

✓ De ronde tafel opstelling is erg geschikt wanneer men tijdens de bijeenkomst ook een hapje eet. Daarnaast biedt deze opstelling de mogelijkheid om de deelnemers in groepjes met elkaar in gesprek te laten gaan.
✓  Voor de ronde tafel opstelling is het van belang dat de stoelen makkelijk verschuifbaar zijn zodat de deelnemers zich tot de spreker kunnen richten.
✓  Deze setting biedt eventueel ook de mogelijkheid om de spreker door het publiek heen te laten lopen. Combineren jullie een lezing met een hapje eten? Overleg even met de spreker of dit passend is voor de lezing. Over het algemeen raden we aan dit niet tegelijk te laten verlopen maar een apart tijdsblok voor de lezing en een apart tijdsblok voor het eten te reserveren.

Vierkante tafels

✓ Hou rekening met het comfort van de deelnemers zodat men in een comfortabele houding contact kan maken met de spreker op het podium.

U-vorm

✓ De U vorm is een opstelling met tafels waarbij de tafels in een U vorm staan. De U vorm biedt de dagvoorzitter of spreker de mogelijkheid binnen de ruimte van de U vorm te bewegen. Dit zorgt voor een vlotte interactie en stimuleert betrokkenheid. Omdat er tafels staan biedt deze opstelling de deelnemers de mogelijkheid om notities te maken.

Aanvullende tips 

✓  Is er een aparte garderobe aanwezig? Vraag mensen hier gebruik van te maken. Dit zorgt er voor dat de zaal overzichtelijk blijft en voorkomt dat de ruimte rommelig aanvoelt.
✓  Herinner deelnemers er aan het begin van de bijeenkomst aan hun telefoons op stil te zetten.
✓ Ongeacht de zaalopstelling is goed geluid essentieel. Test het geluid voorafgaand aan de bijeenkomst. Houd hierbij in gedachten dat geluid in een lege zaal anders overkomt dan in een volle zaal.
✓  Zorg dat er een reserve microfoon aanwezig is. Komen er meerdere mensen aan het woord? Zorg dat of iedereen een microfoon heeft of dat jullie met een makkelijk verplaatsbare microfoon werken. Informeer altijd even bij de spreker naar wat voor microfoon de voorkeur uit gaat. Een aantal sprekers werken liever niet met handheld microfoons omdat dit de bewegingsruimte kan belemmeren.
✓  Maak afspraken over het binnenkomen en verlaten van de zaal. Indien nodig kan je vooraf even kijken via welke deur onderbreking het minst storend is voor de gang van zaken tijdens de bijeenkomst.
✓  Het is fijn om deelnemers te laten weten hoe lang verschillende onderdelen ongeveer duren en wanneer er ruimte is voor een pauze. Zo zorg je ervoor dat men hier rekening mee kan houden en voorkom je onnodige onderbrekingen tijdens de bijeenkomst.

Even sparren over de mogelijkheden betreft zaalopstelling voor een bijeenkomst? Dat doen we graag. Neem even contact met ons op.
Meer tips? Bekijk dan ons e-book “40 tips voor de perfecte bijeenkomst”. Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang het E-book gratis. 

 

 

 

Kunnen we je helpen bij het vinden van een spreker?

Neem contact op en informeer vrijblijvend naar de mogelijkheden.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.