Stel je voor: maandagochtend, half negen. Je opent je mail. Twaalf rapporten staan klaar. Netjes opgemaakt, keurig samengevat. Je scrolt er doorheen, klikt er twee open, sluit ze weer. De andere tien blijven staan. Volgende maandag: hetzelfde.
Dit is geen fictie. Dit is wat er in veel organisaties gewoon gebeurt. En de mensen die die rapporten maken, weten het ook. Maar ze blijven ze maken. Want dat doen ze al jaren. En niemand heeft ooit gezegd dat het anders moet.
Herkenbaar?
De Italiaanse econoom Vilfredo Pareto ontdekte aan het begin van de twintigste eeuw iets opmerkelijks: twintig procent van de oorzaken is verantwoordelijk voor tachtig procent van de gevolgen. In zijn geval: twintig procent van de bevolking bezat tachtig procent van het land.
Maar het patroon duikt overal op.
Twintig procent van je klanten levert tachtig procent van je omzet. Twintig procent van je processen veroorzaakt tachtig procent van je rompslomp. En twintig procent van je taken levert tachtig procent van je resultaten.
De rest? Dat is die stapel rapporten. Vertrouwd, maar overbodig.
Brian Tracy beschrijft in Eat That Frog! een eenvoudig maar krachtig hulpmiddel: de ABCDE-methode.
A-taken zijn de taken die er écht toe doen. Als je ze niet doet, zijn er serieuze gevolgen. B-taken zijn nuttig, maar niet urgent. C-taken zijn prettig, maar niet noodzakelijk. D-taken kun je delegeren. E-taken kun je elimineren, zonder dat iemand het merkt.
Die laatste categorie is de interessantste. Want in de meeste organisaties bestaat een flinke E-stapel — taken, rapporten, overleggen die alleen bestaan omdat ze er altijd al waren.
Hier zit de kern van het verhaal.
Je kunt niet zinvol schrappen als je niet weet wáár de complexiteit echt vandaan komt. Dat begint met een nulmeting. Niet op gevoel, maar op basis van wat er werkelijk gebeurt in je organisatie.
Welke twintig procent van jouw processen veroorzaakt tachtig procent van de rompslomp?
Als je die vraag serieus neemt, komen de antwoorden sneller dan je denkt. Die twaalf rapporten, waarvan er tien nooit worden gelezen. Dat wekelijkse overleg dat altijd uitloopt en zelden een besluit oplevert. De controlelijst die ooit zinvol was, maar al drie jaar niet meer is aangepast.
Als tien van de twaalf rapporten niemand bereiken, kun je er tien schrappen zonder risico. De kwaliteit van je werk daalt niet. De klant merkt het niet. Wat wél verdwijnt: de tijd, de aandacht en de frustratie die dat werk kostte.
Dat is de kracht van de 80/20-bril. Niet als truc, maar als manier van kijken.
Begin met de nulmeting. Breng in kaart waar jouw organisatie de meeste energie stopt. Dan pas de interventie.
Want eenvoud is geen kwestie van minder willen. Het is een kwestie van weten wat je kunt laten.
Eenvoud is mogelijk. Wil jij ook die omslag maken? DM mij of boek een lezing.
Bron: Brian Tracy, Eat That Frog! (2001) — ABCDE-methode. Pareto-principe: V. Pareto, Cours d'économie politique (1896).
Boeking en aanvraag
Stuur hier een boekingsaanvraag voor Wiko
Heb je genoten van de blogpost en ben je geïnspireerd? Goed nieuws! Je kunt Wiko boeken voor jouw evenement. We denken graag met je mee om de lezing perfect aan te laten sluiten bij jouw doelstellingen. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek de mogelijkheden. We horen graag van je!
Ervaren ondernemer en manager. Hij helpt organisaties om complexe processen radicaal te versimpelen, met inzichten die werken.
Sport
Allard Lindhout
Mindset
Daan Jensen
Persoonlijke groei
Chatilla van Grinsven
Gastvrijheid
Laura de la Mar
