Event planning: de consequenties van een té vol programma

In deze blog over event planning vertellen we je over de de consequenties van een té vol programma tijdens je event, het belang van het stellen van doelen en het hebben van een duidelijke een rode draad.

Je wilt dat mensen geboeid blijven, geïnspireerd raken – alles behalve verveling! Daarnaast zijn er zovéél leuke dingen en sessies die je je deelnemers gunt. We kennen het, vanuit enthousiasme zijn event planners vaak geneigd té veel te willen.

Als het gaat om de tijd die je uittrekt voor specifieke onderdelen van de bijeenkomst is onze ervaring dat je vaker tijd tekort komt dan teveel hebt. Om diepgang te krijgen raden we vaak aan een aantal stevige blokken neer te zetten in plaats van veel kleine sessies én voldoende rekening te houden met eventuele uitloop.

Less is More. Jazeker! Deze gouden regel gaat zeker op als het gaat om event planning. Wees er waakzaam voor dat je niet teveel verschillende activiteiten in je programma wilt “proppen”. Echter, hier moeten we wel een nuance in maken. Hoe je de tijd van de bijeenkomst indeelt staat niet op zichzelf, dit is sterk afhankelijk van de thema’s die je wilt behandelen en het doel van de bijeenkomst, maar ook het doel en op zichzelf staande sessies. Zorg dat je dit helder hebt.

Een té vol programma kan verschillende consequenties hebben, bij deze de twee meest voorkomende gevolgen van een té vol programma: 

Gehaaste lezingen of workshops die de kern missen
Plan je te weinig tijd in voor een lezing of workshop dan kunnen er verschillende dingen gebeuren: het verhaal wordt gehaast – te veel informatie in te korte tijd. OF: het verhaal verliest de kernboodschap. De sessie moet worden ingekort waardoor de boodschap minder sterk overkomt of nog erger, verloren gaat.
Wees gerust, onze ervaren sprekers zullen je hiervan behoeden en de kwaliteit van de lezing of workshop bewaken. Dit betekent vaak dat we het doel van de sessie bijstellen of het thema specifieker neerzetten.

Rennende deelnemers! 
Ja hoor, letterlijk! Biedt je te weinig ruimte tussen de verschillende programmaonderdelen kan het best zijn dat deelnemers van het ene onderdeel naar het andere onderdeel moeten rennen. We hoeven je niet te vertellen dat dit onprettig is.
Geef mensen een korte pauze waarin de deelnemers de ruimte hebben tussen de twee workshops te schakelen – even afstand nemen van het vorige thema en kort kunnen reflecteren op hetgeen wat er vertelt, gedeeld of ervaren is, voor een aantal deelnemers zal dit nodig zijn om de volgende sessie volledig tot zich te kunnen nemen, actief te kunnen luisteren en/of actief deel te nemen. De impact van een sessie verschilt van persoon tot persoon.
#TIP: Geef duidelijk bij de deelnemers aan hoeveel tijd er zit tussen de verschillende sessies en op welk tijdstip ze worden verwacht.

Hoe zorg je voor een goede tijdsplanning? 

Zorg voor een rode draad in de bijeenkomst.Neem de tijd om de doelen duidelijk te definiëren en zorg ervoor dat deze duidelijk zijn voor alle mensen betrokken bij de organisatie van de bijeenkomst. Definieer het overkoepelende thema van de bijeenkomst en stem dit goed af binnen het team dat de bijeenkomst. Kijk bij elke sessie die je in het programma hoe deze bijdraagt aan het thema en algehele doel van de bijeenkomst die je organiseert.

Daarnaast is het van belang te kijken op welk tijdstip van de dag een sessie het meest tot zijn recht komt. Tijdens een kick off lezing is er vaak behoefte aan een introductie van het thema. Zal de lezing aan het eind van de dag plaatsvinden kan een stukje humor van enorme waarde zijn om zo de deelnemers met een goed gevoel te laten vertrekken. Sprekers houden hier rekening mee in de voorbereiding van hun lezing of workshop. Vandaar dat het voor sprekers belangrijk is van te voren te weten wanneer hun lezing zal worden ingepland.

#TIP: Wil je er zeker van zijn dat het programma goed wordt bewaakt? Wijs dan een dagvoorzitter aan. Deze kan je uiteraard ook extern inhuren. De dagvoorzitter zorgt voor de rode draad in de bijeenkomst. De dagvoorzitter neemt de deelnemers bij wijze van spreken bij de hand om samen het programma te doorlopen. De dagvoorzitter kondigt de verschillende sprekers aan en bewaakt de tijdsplanning van de dag. Ook voor het begeleiden van gesprekken of interviews kun je de dagvoorzitter inzetten.

Wat is het verschil tussen een lezing en een workshop? ..en hoe bepaal ik welke tijdsduur geschikt is voor de sessie? 

Op basis van het doel van de sessie, de groepsgrootte en de manier waarop je de boodschap over wilt brengen kunnen jullie een keuze maken voor de vorm van de sessie. Lezingen en workshops zijn het meest gebruikelijk, of een mix van beide resulterend in een vlotte, interactieve sessie. Wanneer noem je iets een workshop en wanneer hebben we het over een lezing? Of men een de sessie een workshop of lezing noemt heeft niet zozeer met de tijdsduur of groepsgrootte te maken, maar voornamelijk met de inhoud van de sessie.

Er is geen duidelijk frame voor de tijdsduur van een lezing of workshop. Zoals eerder genoemd is dit afhankelijk van het doel van de sessie. Sprekers kunnen ofwel een sessie voorbereiden passend binnen het door jullie aangegeven kader. Dit kan betekenen dat niet alle doelen in de sessie kunnen worden opgenomen. Is er voldoende tijd, dan kan je de spreker vragen hoeveel tijd er nodig is om een sessie zo in te vullen dat alle thema’s kunnen worden behandeld.

#TIP: Maak gebruik van de kennis van het event planning bureau waar je mee samenwerkt en van de spreker zelf. Betrek de spreker(s) bij de planning van de bijeenkomst. De spreker kent zijn product als geen ander en is dé juiste persoon om een inschatting te maken van de benodigde tijd voor de sessie.

LEZINGEN

In een lezing vertelt een spreker en is het doel kennis overbrengen of inspireren. Het publiek luistert. Afhankelijk van het doel van de sessie duurt en lezing over het algemeen tussen 60 tot 90 minuten. Voorafgaand maak je afspraken met de spreker over het doel van de lezing en de inhoud van de sessie. De lezing wordt vaak ondersteund door visueel materiaal.
De gemiddelde tijdsduur van een lezing is ongeveer 60 – 90 minuten. Er zijn weinig concepten waarin een lezing van 30 minuten een passende keuze is. Vaak wordt een lezing gehaast en wil men teveel informatie in een korte tijd behandelen. Echter is het goed om even te kijken hoe dit in het programma past en welke tijdsduur het beste past bij jullie wensen betreft de inhoud.

WORKSHOP 

Ook tijdens een workshop doen de deelnemers kennis op, echter meer door actief aan de slag te gaan met het thema. Een workshop bevat verschillende werkvormen gericht op actieve deelname. Tijdens een workshop is er meer ruimte voor het individu, gesprekken en discussies. Om dit te realiseren is het aantal deelnemers voor een workshop beperkt. Tijdens een workshop begeleidt de spreker een relatief kleine groep. Typerend aan een workshop is toch wel dat deze vol zit met veel verschillende oefeningen en werkvormen; een workshop laat mensen kennis en ervaringen delen.Wil je de deelnemers vaardigheden aanleren en praktische ervaring op laten doen? Dan is een workshop erg geschikt!

Lees ook onze blog EEN FIJNE FLOW TIJDENS JE EVENT

Meer tips? Bekijk dan ons e-book “40 tips voor de perfecte bijeenkomst”. Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang het E-book gratis.