20 procent meer organisatiecapaciteit? Frans van Loef laat zien hoe je stopt met verspillen

Spreker en auteur Frans van Loef stelt organisaties precies die confronterende vraag. Zijn boodschap is even eenvoudig als uitdagend: stop met zoeken naar méér capaciteit en kijk eerst naar de capaciteit die je al hebt. Volgens Frans kunnen organisaties gemiddeld zo’n 20 procent van hun collectieve tijd en talent vrijmaken. Dat komt neer op ongeveer één werkdag per medewerker per week.

Waarom Frans van Loef organisaties anders naar tijd laat kijken

Geld en organisatiecapaciteit zijn twee schaarse middelen. Toch bestaat er een opmerkelijk verschil in de manier waarop organisaties ermee omgaan.

Financiën worden nauwkeurig gepland. Budgetten worden verdeeld, uitgaven gecontroleerd en afwijkingen besproken. Maar bij organisatiecapaciteit, de gezamenlijke tijd en het talent van alle medewerkers, gebeurt dat veel minder systematisch.

En juist daar ziet Frans een enorme kans.

Frans van Loef heeft zelf diverse organisaties geleid en ondersteunt inmiddels ambitieuze organisaties in binnen en buitenland. Hij ontwikkelde zijn ideeën over organisatiecapaciteit vanuit de praktijk en beschreef ze onder meer in zijn boeken Stoppen met stapelen, FreeCapacity en OFFLOAD. Daarnaast is hij internationaal spreker over dit thema en Advisory Council Member van Harvard Business Review.

Zijn missie is helder: organisaties helpen om te stoppen met het verspillen van hun meest waardevolle capaciteit.

Is jullie werkdruk hoog, terwijl de prioriteiten blijven groeien?

Veel organisaties reageren op nieuwe ambities door nieuwe activiteiten toe te voegen. Een nieuw strategisch doel? Dan komt er een project bij. Een verandering in de markt? Een extra werkgroep. Een nieuw probleem? Nog een overleg.

Maar wat verdwijnt er?

Vaak bijna niets.

Frans noemt dit stapelgedrag. Nieuwe werkzaamheden worden boven op het bestaande werk gelegd, waardoor medewerkers steeds meer tegelijk moeten doen. De hoeveelheid werk groeit, maar de beschikbare organisatiecapaciteit niet.

Daar komt nog iets bij. Vergaderingen duren langer dan nodig, te veel mensen schuiven aan en projecten blijven bestaan terwijl niemand zich nog serieus afvraagt wat ze opleveren.

Het resultaat is herkenbaar: volle agenda’s, hoge werkdruk en tegelijkertijd het gevoel dat belangrijke prioriteiten onvoldoende aandacht krijgen.

Precies daar begint het verhaal van Frans.

Een extra werkdag per week vrijmaken

Met zijn FreeCapacity-aanpak laat Frans zien dat capaciteitsproblemen lang niet altijd opgelost hoeven te worden met meer mensen of meer uren. De eerste vraag is veel interessanter: waar gaat de beschikbare tijd nu eigenlijk naartoe?

Bij organisaties waarmee Frans heeft gewerkt, werd binnen twee maanden tot een volledige werkdag per medewerker per week vrijgemaakt. Die capaciteit kon vervolgens worden ingezet voor de belangrijkste doelstellingen van de organisatie.

Dat maakt zijn verhaal relevant voor directies, managementteams en HR-professionals die met een herkenbare paradox worstelen. De organisatie wil veranderen en groeien, maar iedereen heeft het al druk.

Frans draait die redenering om. Juist voordat je iets nieuws toevoegt, moet je bepalen wat er kan verdwijnen.

Van meetingmadness tot projecten die nooit stoppen

Tijdens zijn werk ziet Frans steeds dezelfde patronen terugkomen.

Neem vergaderingen. In vrijwel iedere organisatie die hij tegenkomt, ziet hij mogelijkheden om capaciteit terug te winnen. Er zijn te veel meetings, ze duren te lang of er zitten mensen aan tafel die voor een groot deel van het gesprek niet nodig zijn. Besluiten worden opnieuw besproken en onderwerpen komen steeds weer terug.

Een vergadering van een uur met tien mensen kost de organisatie niet één uur, maar tien uur organisatiecapaciteit.

Hetzelfde gebeurt bij projecten en activiteiten. Beginnen is aantrekkelijk. Stoppen is moeilijker. Een initiatief had ooit een duidelijke functie, maar jaren later loopt het nog steeds door omdat niemand expliciet het besluit heeft genomen ermee op te houden.

Zo raakt kostbare tijd langzaam versnipperd.

Frans maakt die verspilling zichtbaar. Niet om medewerkers te vertellen dat ze harder moeten werken, maar juist om organisaties te laten ontdekken hoeveel ruimte ontstaat wanneer ze scherper kiezen.

De vijf stappen naar meer organisatiecapaciteit

De methode van Frans begint niet met schrappen. Eerst moet duidelijk zijn waaróm je capaciteit wilt vrijmaken. Welke ambitie krijgt eindelijk de aandacht die zij verdient als er ruimte ontstaat?

Daarna komt focus. Welke doelen hebben daadwerkelijk prioriteit? Vervolgens volgt de reality check: waar besteden mensen hun tijd en talent in de praktijk aan?

Dat levert vaak een interessant verschil op tussen wat een organisatie zegt belangrijk te vinden en waar de beschikbare capaciteit werkelijk naartoe gaat.

Pas daarna begint het echte vrijmaken van capaciteit. Met onder andere de FreeCapacity-matrix worden activiteiten kritisch bekeken. Wat moet blijven? Wat kan slimmer? Wat kan minder? En vooral: waarmee kunnen we stoppen?

De laatste stap is misschien wel de belangrijkste. Capaciteit vrijmaken is geen eenmalige opruimactie. Organisaties moeten leren hun capaciteit continu te managen. Alleen dan kunnen ze tijd en talent snel verplaatsen wanneer prioriteiten veranderen.

Geen verhaal over harder werken, maar over betere keuzes

Dat onderscheidt Frans van veel verhalen over productiviteit en efficiëntie.

Zijn boodschap is niet dat medewerkers nóg productiever moeten worden of meer taken in dezelfde werkdag moeten proppen. Hij richt zich op het systeem waarin mensen werken.

Welke werkzaamheden voegen werkelijk waarde toe? Welke activiteiten bestaan vooral omdat ze er gisteren ook waren? Welke vergaderingen kunnen korter of verdwijnen? En welke projecten verdienen niet langer de mensen en middelen die eraan worden besteed?

Daarmee raakt een lezing van Frans aan veel meer dan efficiëntie. Het gaat over leiderschap, focus, strategie en verandervermogen.

Want een organisatie die haar capaciteit bewust kan verplaatsen, kan sneller reageren op nieuwe kansen en ontwikkelingen. En juist in een omgeving waarin prioriteiten voortdurend veranderen, kan dat een belangrijk concurrentievoordeel opleveren.

Wat nemen deelnemers mee uit een lezing van Frans van Loef?

Na een lezing van Frans kijk je waarschijnlijk anders naar je eigen agenda én naar die van de organisatie.

Je gaat herkennen waar stapelgedrag ontstaat, waarom meetings ongemerkt zoveel capaciteit opslokken en hoe activiteiten jarenlang kunnen blijven bestaan zonder dat iemand nog vraagt waarom. Maar belangrijker: je ontdekt dat daar iets aan te doen is.

Frans combineert herkenbare praktijkvoorbeelden met een concrete methode. Daardoor blijft het niet bij inspiratie. Deelnemers krijgen een andere manier van kijken naar hun dagelijkse werk en kunnen direct het gesprek voeren over wat er minder kan, zodat er ruimte ontstaat voor wat werkelijk belangrijk is.

De centrale vraag blijft daarbij verrassend eenvoudig:

Het antwoord op die vraag kan voor iedere organisatie anders zijn. Misschien wil je eindelijk werk maken van innovatie. Misschien staat er een grote transformatie voor de deur. Misschien wil je de werkdruk verminderen of medewerkers meer ruimte geven voor klanten en kwaliteit.

Maar voordat je vraagt waar je extra mensen vandaan haalt, stelt Frans een andere vraag: hoeveel capaciteit kunnen jullie eerst terugwinnen?

Boek Frans van Loef voor jullie organisatie

Meer ambities stapelen op volle agenda’s is uiteindelijk geen houdbare strategie. Wie werkelijk wil veranderen, moet niet alleen bepalen wat er bijkomt, maar ook wat eraf kan.

Frans van Loef laat tijdens zijn lezingen zien hoeveel organisatiecapaciteit ongemerkt verloren gaat en hoe je die ruimte kunt terugwinnen. Met scherpe observaties, herkenbare voorbeelden en een concrete aanpak daagt hij leiders en teams uit om anders te kijken naar tijd, talent en prioriteiten.

Benieuwd hoeveel capaciteit er binnen jullie organisatie verborgen zit en wat Frans van Loef voor jullie organisatie kan betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.