Nils Vermeire

Innovatie onder werktijd: zit jij te wachten op een enterprise app?

Van spreker Nils Vermeire – 8 minuten leestijd.

Er is al veel geschreven over de verandering van houding en gedrag bij werknemers. Ze willen eigen apparaten gebruiken, ze willen overal en altijd op internet en ze verwachten vrijheid qua plaats en tijd. Werkgevers geven gehoor aan deze vraag en bieden mogelijkheden zoals bring your own device en rusten de werkenden uit met iPads of Galaxy’s.

The next step: een enterprise app
De ooit zo – vanwege de geslotenheid en veiligheid – geprezen, maar nauwelijks bruikbare BlackBerry ziet zich inmiddels op veel plaatsen vervangen door de even gesloten, maar beduidend meer gebruikersvriendelijke iPhone. Een volgende logische stap is de inzet van een echte ‘bedrijfsapp’, de zogenaamde enterprise app, waarmee medewerkers hun belangrijkste processen in de hand houden.

Apps zijn vaak extern gericht
Bedrijven geven veel geld uit aan apps, ze zijn eenvoudig te maken, goed te monitoren en snel te distribueren. Maar meer dan een mini-website is het vaak niet. De klant is de doelgroep en het bedrijf het middelpunt van de aandacht. Zenden is voor veel organisaties het belangrijkste, het management wil zichtbaar zijn en dit resulteert vaak in goed bedoelde maar weinig effectieve informatieplatforms waarop een klant de laatste updates over zijn dienst ziet, plus een contactfunctie om met de organisatie in gesprek te kunnen gaan via social media, chat of telefoon.

Een ‘interne’ bedrijfsapp is lastig te verantwoorden
De eigen medewerker en het verbeteren van de bedrijfsprocessen staan bij appontwikkeling in de schaduw. Op zich niet zo heel gek als je redeneert vanuit de basale ROI-gedachte dat een app – die qua ontwikkeling €50.000 kost – beter te verantwoorden is wanneer 5000 klanten, die al bijdragen aan de winst, de app gaan gebruiken dan wanneer 25 medewerkers – die eigenlijk teveel geld kosten – dat gaan doen. Toch gaat dit veranderen. Een mooie quote van Marc Benioff onderschrijft dit:

“The world is being re-shaped by the convergence of social, mobile, cloud, big data, community and other powerful forces. The combination of these technologies unlocks an incredible opportunity to connect everything together in a new way and is dramatically transforming the way we live and work.”

Innovatieve organisaties bouwen mobiel data- en communicatienetwerk
Steeds meer bedrijven en organisaties zien in dat het nuttig is om hun medewerkers te laten werken volgens de principes die ze ook privé gewend zijn. Met directe informatieverwerking en communicatie via mobiele apparaten, is het niet meer nodig om de mensen via laptops of desktop computers met remote desktop en ingewikkelde netwerkinstellingen te laten verbinden met de servers in de backend.

De enterprise app is een ‘relatief’ nieuwe en welkome aanvulling op de bestaande ontwikkeling in de vrijheid van de medewerker. Innovatieve organisaties die zoeken naar maximale mobiliteit van hun medewerkers en organisatie en waar van nature al veel medewerkers onderweg zijn of op locatie werken, zetten de eerste stappen in het opbouwen van een mobiel data- en communicatienetwerk waarin apps een belangrijke rol spelen in het gebruik van de bedrijfsinformatie.

Telefoon en mail? Ouderwets!
Mobiele werknemers zijn talrijk, haast iedere organisatie heeft wel een groep medewerkers die zich buiten de deur van het kantoorgebouw bevindt. Contact met deze groepen gaat vaak via telefoon en het inmiddels ouderwetse e-mail. Beide prima, maar de methoden zijn vaak tijdrovend en weinig efficiënt. Voor een telefoongesprek moet aan beide zijden iemand beschikbaar zijn en de e-mail moet zijn weg vinden tussen de honderden andere die ook belangrijk zijn.

Office 365 en Google Apps for Business: is dat wel veilig?
Inmiddels zijn er natuurlijk meer mogelijkheden en zo is ook WhatsApp als berichtendienst door veel bedrijven omarmd, evenals Office 365 en Gmail/Google Apps (met alle voordelen in de cloud die Microsoft en Google bieden). Maar wat er precies met de data gebeurt, die je in die clouds zet, dat is onduidelijk.

Terwijl bedrijven een hoop geld uitgeven voor de beveiliging en beschikbaarheid van hun interne infrastructuur en data, denken ze het beste af te zijn met een goedkope en snelle oplossing zodra de informatie buiten de deur komt. Best wel gek eigenlijk. Vooral omdat ook de praktische meetbaarheid en betrouwbaarheid van meetgegevens onder druk komt te staan bij het gebruik van systemen die niet in eigen beheer zijn.

De enterprise app verbetert enterprise mobility
Apps laten zich steeds eenvoudiger ontwikkelen en met een aantal standaarden en frameworks voor beveiliging, opslag en overdracht, komt een daadwerkelijk mobiele werkomgeving voor veel organisaties binnen handbereik. Een enterprise app is een applicatie op een mobiel apparaat die een beveiligde verbinding heeft met het datanetwerk van een bedrijf en daar bovendien op individueel of groepsniveau een functionele verrijking aan toevoegt.

Overigens is er een verschil tussen de enterprise app en de consumenten-app, de ontwikkelaar moet veel meer rekening houden met de infrastructuur van het bedrijf en zal kennis moeten hebben van verschillende beveiligingsprotocollen en gebruikte interne applicaties. Dit is specialistische kennis en ervaring die je niet vindt bij een doorsnee webdesigner of appbouwer, hoe mooi diens grafische producten ook zijn.

Gebruiksvriendelijke werkomgeving in de handpalm van de medewerker
Er zijn inmiddels bedrijven met ervaring in telecom- en dataomgevingen die de nieuwe uitdaging opzoeken om – samen met top UX designers – een nieuwe gebruiksvriendelijke werkomgeving in de handpalm van de medewerker te leggen. De grote wereldspeler IBM heeft zich toegelegd op deze markt van enterprise apps en is in samenwerking met China Telecom begonnen om met behulp van dit soort apps het Chinese bedrijfsleven mobiel te maken.

Maar er zijn ook nieuwe organisaties ontstaan zoals het internationale Mobiquity. Dichter bij huis zijn het AppSeven en 88Degrees die vergelijkbare oplossingen bedenken voor de de verbetering van de enterprise mobility.

Meetbaarheid en business intelligence
De meetbaarheid van bedrijfsprocessen vormt een belangrijk onderdeel binnen veel organisaties. Om dit te realiseren richten organisaties een datawarehouse in, huren ze specialisten in die de informatie uit externe bronnen halen, omzetten en inladen en daarmee uit een grote hoeveelheid verschillende bronnen de juiste informatie weten te halen. De managers krijgen deze informatie vervolgens samengevoegd in mooie grafieken, stoplichtrapportages en dashboards te zien.

Een enterprise app, die op de juiste manier is gebouwd en gebruik maakt van de kerninformatie voor de medewerkers, biedt van nature al een samenvoeging van de essentiële bedrijfsdata en het gebruik daarvan. De stap naar een managersmodule binnen de app, die inzage geeft in de KPI’s, de beschikbaarheid, het kennisniveau of de werklast van de verschillende medewerkers, is te overzien. En die bevindt zich bovendien in de hand van de manager, die daarmee ook fijn achter zijn laptop vandaan kan komen.

Managers gunnen zichzelf de vrijheden van mobiel werken
Overigens blijkt uit onderzoek dat het met name de managers zelf te zijn die zich de vrijheden van het mobiele werken gunnen. Dus voordat er een verschuiving naar de operationele tak van organisaties plaats gaat vinden, is de kans groot dat er een ontwikkeling in enterprise apps ten behoeve van de manager ontstaat.

De casus van de weginspecteur
Laten we even inzoomen op een fictieve mobiele werknemer: een weginspecteur. Deze medewerker is onderweg met een tablet of laptop. Hij gebruikt email voor communicatie en in Excel (of een ander spreadsheet-programma) houdt hij zijn werklijsten bij.

Er is – met een beetje geluk – een maatwerkkoppeling met een CRM-systeem, waarmee hij via het hoofdkantoor meldingen krijgt als het gaat om welke klanten of wegdelen aan de beurt zijn. Of hij gaat ’s ochtends eerst even langs kantoor om de bezoeklijst uit het CRM uit te printen. Zijn telefoon klinkt als er een alarmmelding bij de centrale meldkamer binnenkomt. Incidenten en alarmmeldingen rapporteert hij in Word, soms zelfs in een vooraf vastgestelde opmaak en een eventueel alarmprotocol en handleiding is hardcopy beschikbaar in zijn wagen.

Alle belangrijke informatie, real-time, op één plek
Stel nou dat er een enterprise app zou zijn, die dit allemaal vereenvoudigt? Die de inspecteur vertelt welke locaties hij die dag moet bezoeken, die bovendien op basis van een kaart aangeeft welke route het gunstigst is afhankelijk van het tijdstip en verkeersdrukte op de dag. Een app die beschikt over een koppeling met een handleiding, waarin zelfs aangegeven staat welke specifieke onderdelen de inspecteur al beheerst. Die in dat opzicht ook over een les- en toetscomponent beschikt.

Sociale functies en zelf content toevoegen
Een enterprise app die een alarmprotocol, met de belangrijkste verplichte en optionele stappen, laat zien en – zodra er een alarmmelding is – direct de dichtstbijzijnde medewerkers waarschuwt en hen tevens met elkaar in verbinding stelt via een groepschat. Een app die het mogelijk maakt om realtime audio/video en foto’s toe te voegen aan een dossier, bijvoorbeeld als de weginspecteur gebreken constateert. En dit allemaal over een veilige lijn, met alle informatie opgeslagen binnen de eigen infrastructuur en beschikbaar voor geautoriseerd personeel of zelfs voor klanten.

Contact met de klant
De klant beschikt over dezelfde (of een versie van die) enterprise app, snel en gratis te downloaden uit de App store of een ander distributiekanaal. Hierin ziet hij de voor hem relevante informatie, waardoor de transparantie, kennis en (her)bruikbaarheid van deze informatie toeneemt en er verbetering ontstaat in het klantcontact. Het mooie is dat dit allemaal al kan. Zowel techniek als mens zijn er al meer dan klaar voor, nu alleen het management van de organisaties nog.

Tevreden medewerkers vs. bedrijfsdoelstellingen bereiken
Het vereist helaas nog steeds veel overtuigingskracht om het hoger management ervan te doordringen dat niet alleen een tevreden klant telt, maar ook een tevreden medewerker. En dat het bereiken van een klant via een app leuk is voor de zichtbaarheid en de schijn wekt van innovativiteit, maar dat het ondersteunen van de eigen medewerkers via een app bijdraagt aan de werkelijke innovatie in de kern van een organisatie.

Is je gadgetbudget op?
Een iPad voor de medewerker is als een cadeautje, een extraatje, een verleidelijke secundaire arbeidsvoorwaarde en je mag de medewerkers natuurlijk niet teveel verwennen. Dus als het ‘gadgetbudget’ van €500 per medewerker is opgegaan aan een tablet, dan is het een beetje gek om daar nog eens per persoon €1500 voor uit te trekken om een mooie en bovendien functionele enterprise app te laten ontwikkelen.

Draagt het wel bij aan efficiëntere en transparantere bedrijfsprocessen?
Want de medewerker gebruikt de tablet toch al? Hij kan toch lekker mailen, appen en foto’s maken? Bovendien zal hij fijn thuis zijn kindertjes ermee laten spelen, wat hem extra betrokken maakt bij het werk… Ja dat kan allemaal wel zo zijn, maar in hoeverre draagt dat bij aan efficiëntere en transparantere bedrijfsprocessen? Of werkt het die juist tegen? Brengen de secundaire arbeidsvoorwaarden zoveel verstrooiing met zich mee dat er sprake is van inefficiëntere werkprocessen?

Bijdrage aan de ROI op de aanschaf van hardware
Dit is wellicht een geheel ander onderwerp, maar als je als organisatie een onlosmakelijk onderdeel kunt zijn van de apparaten van de medewerker en hem daarmee echt de tools in handen geeft om het werk plezieriger en minder gecompliceerd te maken, dan stimuleer je ook het gebruik van deze apparaten ten behoeve van de bedrijfsdoelstellingen. Zie hier: de enterprise app als een regelrechte bijdrage aan de ROI op de aanschaf van de hardware.

Werknemers gaan 100% mobiel werken
Binnen de komende drie tot vijf jaar verandert de professionele omgeving ingrijpend voor veel mensen. Desktops veranderen in laptops, maar de verschuiving naar nog lichtere devices zoals tablets, phablets of phones is ingezet. Het gebruik van de kritische informatie en het afleggen van verantwoording gaat meeschalen, werknemers gaan zowel binnen als buiten de organisatie 100% mobiel werken. Het nut van de enterprise app neemt toe. Het belang van e-mail neemt af en het mailverkeer maakt onderdeel uit van een berichtenservice vergelijkbaar met zoiets als WhatsApp.

De cloud gaat naar binnen
De cloud gaat naar binnen, gebruik van goedkope algemene clouddiensten voor de zakelijke gebruiker neemt af. Over vijf tot tien jaar is de zakelijke omgeving voor veel mensen een aaneenschakeling – een federatie – van apps op hun mobiele apparaten. Juist op het moment dat ze als consument eindelijk gewend zijn aan het verwerken van informatie via brillen en horloges, ontstaat er een veelheid van wearable devices die onderdeel uitmaken van de garderobe en de werkomgeving en waarbinnen apps de verwerking van zowel zakelijke als privé informatie verzorgen.