15.3.2023 7 redenen waarom multitasken niet werkt (en het organisaties veel geld kost)
Multitasken wordt nog steeds door bijna iedereen toegepast met het idee om in record snelheid succes te behalen. Maar de afgelopen jaren is de mythe dat we kunnen multitasking definitief ontkracht.
Onderzoeken laten zien dat de beweerde voordelen van multitasken onjuist zijn en dringen er bij werknemers op aan om het proces van multitasking daadwerkelijk binnenstebuiten te keren om te zien of het een bondgenoot of een vijand is. Behalve dat het van invloed is op het individu, is multitasken ook schadelijk voor de organisatie, ongeacht of het een familiebedrijf, een mkb-er of multinational is.
Denk jij nog steeds dat je uitstekend werk kunt leveren als je e-mails beantwoordt tijdens het schrijven van een belangrijk rapport?
Lees dan de 7 redenen waarom multitasken niet werkt.
1. Verlies van focus
Werknemers die switchen tussen verschillende taken en projecten, hebben moeite met het focussen van hun aandacht.
Een van de effecten van multitasking is dat ze hun tijd en aandacht zo inefficiënt verdelen dat ze er niet in slagen om belangrijke informatie te extraheren uit elke taak waaraan ze werken. En hoewel veel taken binnen een functie mogelijk repetitief zijn, kan de lang termijn impact van multitasking ervoor zorgen dat je steeds meer moeite hebt met focussen en je taken niet efficiënt uitvoert.
Kies er daarom voor om jouw tijd in blokken te verdelen om specifieke taken af te handelen en ze één voor één van je to-do lijst af te vinken. Niet alleen de taken die al jouw aandacht en focus vragen maar ook de telefoontjes die je moet plegen en de emails die je efficiënter in blokken kunt verwerken.
2. Geheugenverlies
Multitasking is een van de meest actieve en intensieve inspanningen voor je hersenen. Het vreet energie. Dit kan een overstimulatie van de cognitieve functie veroorzaken, wat kan leiden tot geheugenverlies. Een overload aan informatie en consequent multitasken kan naast geheugenverlies gevoelens van depressie, futloosheid en angst veroorzaken.
Als je gefocust bent op een taak en je constant wordt afgeleid door collega’s, niet-gerelateerde telefoontjes of sociale media meldingen, zal het een uitdaging, zo niet onmogelijk, zijn om de informatie waar je aan werkte te behouden terwijl je werd onderbroken.
3. Daling van productiviteit
Concurreren als bedrijf komt vooral neer op wie beter presteert. Projectsucces wordt vooral beïnvloed door individuele prestaties en als organisatie wil je zoveel mogelijk inefficiënties of “bugs” uit de werkprocessen verwijderen om het meeste uit beschikbare tijd en teamleden te halen.
Een naadloze bedrijfsvoering kan echter niet worden bereikt met matig presterend personeel. Als jouw medewerkers niet optimaal presteren, is multitasking een veel voorkomende oorzaak. Ze zijn misschien van mening dat het jongleren met veel ballen hun productiviteit zal verhogen, maar niets is minder waar.
Tijd om dat recht te zetten! Switchen tussen cognitieve taken kan contraproductief zijn voor de voortgang.
4. Je werk niet georganiseerd krijgen
Ad-hoc werken zorgt ervoor dat medewerkers een nieuwe taak starten terwijl bestaande taken nog onvoltooid op hun To Do-lijst staan. Als gevolg hiervan wordt hun workload rommelig. Er komen nieuwe taken binnen, die de achterstand van taken die moeten worden voltooid verder verergeren. De verleiding om dan te multitasken is groot. Tips voor timemanagement helpen alleen als je duidelijkheid hebt over de taken die je te doen staan en op welk moment je deze uitvoert, dus goed organiseert. Het maken van afspraken en het managen van verwachtingen is hierin van groot belang.
5. Inconsistente resultaten
Multitasking kan inconsistente resultaten opleveren. Omdat veel van ons gedrag onbewust en routinematig is zijn we niet goed in staat om met ons mentale vermogen het belang van elke taak te identificeren en dienovereenkomstig prioriteiten te stellen.
Onderzoek van Stanford University concludeerde dat zware multitaskers irrelevante informatie niet konden filteren en dat dit hun resultaten negatief beïnvloedde. Ook jouw resultaten worden drastisch beïnvloed als je constant probeert verschillende dingen tegelijk te doen. Ben eens eerlijk: hoe vaak heb je niet per ongeluk een e-mail verzonden zonder bijlage omdat je hersenen al naar de volgende taak zijn gegaan, of omdat je ook aandacht moest besteden aan de vergadering waaraan je deelnam terwijl je de email verstuurde?
6. Verhoogde stressniveaus
Hoewel je het niet per se meteen hoeft te voelen, kan de gewoonte om twee of meerdere dingen tegelijkertijd te doen, extra stress veroorzaken wat ervaren wordt als verhoogde werkdruk.
Zoals eerder vermeld, krijgen de hersenen veel informatie te verwerken als je aan het multitasken bent, waardoor extra energie moet worden vrijgemaakt door de cortisol productie verhogen. Hierdoor loop je op termijn een aanzienlijk groter risico op een burnout. Als je bijvoorbeeld een belangrijke online meeting bijwoont terwijl je probeert een spreadsheet aan te vullen voor je aanstaande presentatie, zal dit meer druk op je uitoefenen dan wanneer je je op óf de meeting óf op de presentatie zou richten.
Kies er bewust voor om je op één taak te concentreren. Als je je zorgen maakt dat je dingen vergeet of niet genoeg vooruitgang boekt, schrijf dan op wat je nog moet doen en kom er later op terug.
7. Hogere kosten
Als je het over cijfers wilt hebben, dan is hier iets om even bij stil te staan. Medewerkers die achter een computer werken (de breinwerkers van deze wereld) worden gemiddeld iedere tien en een halve minuut afgeleid door iets buiten zichzelf. Het duurt dan wel 6 tot 12 minuten voordat ze zich weer vol focus op hun taak kunnen richten. Multitasken stelt werknemers bloot aan onderbrekingen en afleidingen die tot ruim 2 uur per persoon per dag, ofterwijl 546 uur per jaar per werknemer kunnen duren. Als je iemand € 17,55 per uur betaalt, kost je dat € 35 per dag of € 8.250 per jaar. Bij een bedrijf met 150 medewerkers met een gemiddeld jaarsalaris van 36.500 euro, kost je dit maar liefst ruim een miljoen euro per jaar! En dan hebben we het nog niet eens over het verlies van creativiteit, de toename van stress gerelateerd verzuim en het onbenut laten van potentiële capaciteit als gevolg van multitasken. Heb jij in beeld wat dit jouw organisatie kost?
Je volgende stappen:
Laat medewerkers de multitask test doen om zelf te ervaren wat de impact van multitasken is Moedig je medewerkers aan om dagelijks hun taken in te plannen en te SINGLE TASKEN. Maak hiervoor gebruik van het SmartHour van SmartLife Academy. Kijk eens hoe het voelt om maar één scherm tegelijk open te hebben. Leg je mobiele device of telefoon weg tijdens Teams-vergaderingen of tijdens je focus werkzaamheden. Schud dat idee dat je een meesterlijke multitasker bent van je af en kijk of single tasken je betere resultaten geeft en je stressniveaus verlaagt!
Het 10 weekse online programma Slimmer Werken & Zelfleiderschap voor teams van SmartLife Academy inzetten als een investering die jouw organisatie veel op gaat leveren. Zowel voor de mentale gezondheid, verhoogde productiviteit, werkgeluk en kostenbesparing. Je verdient de investering dubbel en dwars terug.
